Миграционный учёт иностранных сотрудников — это не разовое действие при приёме, а регулярная работа. Документы имеют сроки, платежи по патенту вносятся ежемесячно, а уведомления в МВД нужно подавать в жёсткие сроки. Чтобы ничего не упустить, полезно завести ежемесячную памятку и проходить её по одному дню каждый месяц.
Проверьте авансовые платежи по патенту
Патент действует ровно до даты, до которой оплачен фиксированный авансовый платёж НДФЛ. Если сотрудник вносит платёж ежемесячно, важно убедиться, что очередной платёж сделан до истечения оплаченного периода. Просрочка даже на один день автоматически прекращает действие патента, а значит и право работать. Отметьте в памятке дату следующего платежа по каждому сотруднику.
Проверьте сроки действия документов
У иностранных работников много документов с ограниченным сроком: сам патент, регистрация по месту пребывания, полис ДМС, паспорт. Раз в месяц пройдитесь по списку сотрудников и отметьте, у кого что заканчивается в ближайшие 30–60 дней. Заранее увиденный срок даёт время подготовиться: продлить документ, оформить новый или согласовать действия с работником.
Проверьте поданные уведомления
Убедитесь, что по всем приёмам и увольнениям за прошедший месяц уведомления в МВД поданы и у вас сохранены отметки о принятии. Если в течение месяца были кадровые изменения, именно здесь чаще всего возникают пропуски.
Спланируйте сроки на следующий месяц
Посмотрите вперёд: какие сроки наступают в следующем месяце. Это платежи по патенту, окончания регистраций, плановые продления. Составьте список задач с конкретными датами, чтобы не действовать в последний момент.